Diese Liegenschaftsinformationen sollten strukturiert erhoben, verwaltet und fortgeführt werden. Als Teil der Auftraggeber-Informations-Anforderungen (AIA) bilden die Liegenschafts-Informations-Anforderungen (LIA) unter anderem die Grundlage für ein computergestütztes Facility-Management (CAFM) – was bei der SachsenEnergie AG parallel eingeführt wird. Mit der Software Spartacus soll der reibungslose Betrieb der Gebäude sowie der darin enthaltenen technischen Anlagen gewährleistet werden. Zudem ermöglicht das Programm die Überwachung von Energieverbräuchen, die Bereitstellung von aussagekräftigen Flächeninformationen oder die Schaffung von Kostentransparenz innerhalb der Gebäudebewirtschaftung.

Die LIA werden von der SachsenEnergie in Zusammenarbeit mit dem Berater von IPROconsult erstellt. Sie beschreiben die Anforderungen an Informationen, wie Daten, Dokumente oder Geometrien, welche in einem CAFM-Modell enthalten sein sollen. Dieses Modell wird während der Betriebsphase vom Facility-Management-Team fortgeführt, um die Gebäudedaten zu aktualisieren und das Gebäude betreiben und warten zu können. Das CAFM-Modell soll die einzige Quelle für genehmigte und validierte Informationen über die Immobilie sein.

Dies umfasst Daten und Geometrien, die das Anlagevermögen (engl.: Assets) und die damit verbundenen Bereiche beschreiben. Das können Daten über die Leistung der Assets, unterstützende Informationen wie Spezifikationen, Betriebs- und Wartungshandbücher oder der Zustand von technischen Anlagen und Sicherheitsinformationen sein. Das Speichern dieser Daten erfolgt in einem CAFM-System, welches zudem die CAD- und BIM-Daten sowie die Pläne aus Planung und Bauausführung beinhaltet. 

Es gelte jedoch darauf zu achten, dass das Datenmodell nicht zu umfangreich wird, um es noch effizient handhaben zu können. So wurden die Anforderungen der ersten Konzeption im Prozess noch einmal deutlich verschlankt. „Schließlich machen wir hier Pionierarbeit, bei der alle Beteiligten – bis hin zu Planern und Bauunternehmen – auf dem gemeinsamen Weg dazulernen“, beschreibt Schneider. Die Herausforderung sei es dabei, alle Projektpartner zu synchronisieren. Die erzielten Qualitätssprünge würden die Richtigkeit dieses Weges jedoch beweisen. Dem Ziel einer Effizienzsteigerung bei gleichzeitiger Kostenreduzierung für den rechtssicheren Betrieb sei das Team des Liegenschafts-Projektmanagements bereits ein gutes Stück nähergekommen.